Autor: neill

„Und was hast du den ganzen Tag gemacht?“ Die Frage wurde von einem Manager an einen Designer gestellt und der Designer gab zu, dass sie ihn ärgerte. Aber er konnte die Frage nicht ehrlich beantworten. Er wusste, dass die Konzeptzeichnungen etwa eine Woche Arbeit in Anspruch nehmen sollten, aber er wusste auch, dass es zwei Wochen dauern würde, bis sie fertig waren. Aber wohin war die andere Woche verschwunden?

Die Menschen haben ein Gefühl dafür, wohin die „verlorene“ Arbeitszeit geht, aber meist keine handfesten Fakten. Sie wissen, dass Besprechungen zeitaufwendig sind, aber sie unterschätzen die Zeit, die durch das Lesen unnötiger E-Mails verloren geht. Sie wissen, dass die Beantwortung von Fragen ihrer Kolleginnen und Kollegen zeitlich aufwendig ist, berücksichtigen aber nicht die Zeit, die sie benötigen, um ihr System hochzufahren, es auf dem neuesten Stand zu halten oder ihre IT-Umgebung aufzuräumen.

Wie mit dem Geld kannst du auch mit deiner Zeit nicht umgehen, wenn du nicht weißt, wofür du sie ausgibst. Um sich zu organisieren, ist es wichtig, den Überblick zu behalten, wofür du deine Zeit verwendest, aber das ist etwas, was viele nicht tun wollen. Meistens beklagen sie sich, dass sie zu viel zu tun haben, ohne auch noch einen Stundenzettel zu führen.

Seit einem Jahr führe ich über jede Arbeitsminute Buch. Zu Beginn jeder Aufgabe starte ich einen Timer. Am Ende der Aufgabe starte ich einen Timer für die nächste Aufgabe und füge Details zur vorherigen Aufgabe hinzu. Kategorie, Kunde und Details sind schnell hinzugefügt und gespeichert.

Es wurde schnell klar, wie viel Zeit ich mit der Bearbeitung von E-Mails verbrachte, die mich nicht betrafen. Ich bat die Absender, mich aus den E-Mails herauszunehmen und sparte damit nicht nur Zeit, sondern vermied auch langweiliges Lesen.

Wenn eine Regierungsbehörde Probleme mit ihrer Infrastruktur hatte, konnte ich jedem Kunden erklären, wie viele in Rechnung gestellte Minuten eine direkte Folge davon waren.

Wenn ich gefragt werde, wie viele Projekte ich im Durchschnitt pro Monat bearbeiten kann, habe ich eine Zahl, die auf einem Jahr konkreter Daten basiert und alle „Kollateralschäden“ des Arbeitslebens einschließt.

Und das alles nur, indem ich am Ende jeder Aufgabe ein paar Mausklicks hinzufüge. Die Zeiterfassung ist weder zeitaufwändig noch lästig, ermöglicht es aber, faktenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Ich habe diesen Artikel ursprünglich vor sieben Jahren geschrieben, um Menschen zu motivieren, auszusteigen und “ihren Traum zu verwirklichen”. Er ist unter dem Titel “verwirkliche dein Abenteuer bzw. lass es wahr werden” erschienen und es handelt genau davon. Kürzlich hat mich jemand darauf hingewiesen, dass es auch eine gute Beschreibung dafür ist, wie Sie Ihre Geschäftsziele erreichen können. In der Hoffnung, dass es jemanden motiviert, “es geschehen zu lassen”, habe ich es hier erneut veröffentlicht. 

Die Welt ist voller potentieller Abenteurer; Menschen, die einen Plan haben, “hinauszugehen und etwas zu tun”. Aber in Wirklichkeit warten die meisten von ihnen auf ein Morgen, dass nie kommt.

Ein Ehepaar, das mit dem Fahrrad nach Nepal geradelt war, hielt vor einem vollen Saal einen Vortrag. Sie erzählten, dass sie nach Finnland, und weiter nach Russland geradelt sind. Mit dem Siberian Express ging es dann weiter (nachdem sie ihre Fahrräder in den Zug geschmuggelt hatten). Sie radelten durch die Wüste Gobi und durch den Himalaya und am Ende des Vortrags fragte jemand, was der schwierigste Teil der Reise gewesen sei, und der Mann antwortete: “Der Aufbruch!”

Dieser Artikel erklärt, wie Sie sicherstellen können, dass Sie Ihren Traum verwirklichen, bzw. ihr Ziel erreichen. 

Der Anfang ist die Hälfte des Ganzen

Aristoteles (antikes Griechenland)

Auch eine Reise von tausend Meilen beginnt mit einem Schritt.

Laozi (antikes China) 

Vor über zweitausend Jahren waren sich zwei berühmte Philosophen, auf den entgegengesetzten Seiten der damals bekannten Welt, einig – es spielt keine Rolle, was Ihr Traum oder Ihr Ziel ist, irgendwann müssen Sie den ersten Schritt machen, der das ganze Unternehmen zum Laufen bringt. 

Realitätscheck

Gleich zu Beginn müssen Sie einen Realitätscheck durchführen. Träume können riesig und grenzenlos sein, aber unsere Pläne müssen zumindest in der Realität verankert sein. Wenn Sie über Zeit, Geld und Gesundheit verfügen, ist fast alles möglich, aber mit den Ressourcen, die den meisten von uns zur Verfügung stehen, werden einige Dinge außerhalb unserer Reichweite liegen. Die Grenze zwischen unmöglich und schwierig ist schwer zu ziehen. Im Jahr 2000 hatte ich noch nie auf einem Mountainbike gesessen, war aber ziemlich fit und schaffte so eine Tour über die Alpen von Deutschland nach Italien. Eine extreme Tour durch den Himalaja wäre jedoch undenkbar gewesen. 

Abenteuer brauchen eine gewisse Menge an Ressourcen (Zeit und Geld).

Jetzt ist es an der Zeit zu überschlagen, zu berechnen und sicherzustellen, ob die Idee in der Theorie funktionieren kann. Ein leeres Bankkonto oder die Notwendigkeit, Ihren Vollzeitjob zu behalten, muss Ihre Pläne nicht zum Scheitern bringen, sondern muss nur in der Planungsphase berücksichtigt werden. 

Forschung

Das Internet liefert Ihnen alle benötigten Informationen, um Ihren Traum zu verwirklichen und ihn in ein realistisches Ziel zu verwandeln. Egal was Ihr Ziel ist, andere werden etwas Ähnliches getan haben und über ihre Erfahrungen berichtet haben. 

Nehmen Sie sich die Zeit, diese Berichte zu lesen. Hierbei ist es wichtig, diejenigen herauszufinden, die “es geschafft bzw. getan haben” und diejenigen zu ignorieren, die ihre Gründe auflisten, warum sie nicht angefangen haben. 

Die besten Quellen sind, viele Erfahrungen von verschiedenen Menschen zusammengefasst. Als ich plante, an einer Rallye durch die Sahara teilzunehmen, schrieb ich einen Lieferanten von Land Rover Ersatzteilen an. Basierend auf Hunderten solcher Anfragen und Rückmeldungen machten Sie mir einen perfekten Vorschlag, welche Ersatzteile benötigt würden. Alles, was wir brauchten, hatten wir dabei. 

An dieser Stelle ist es wichtig, sich Notizen zu machen. Monate später ist es nicht hilfreich, sich daran zu erinnern, dass Sie “irgendwo etwas Nützliches gelesen haben”. 

Evernote oder ebenso Google Docs sind fantastische Medien hierfür oder aber Papier und Bleistift, für diejenigen, die das bevorzugen. Wenn mehr als eine Person in die Planung involviert ist, dann ermöglicht ein kollaboratives System jedem, die Notizen des anderen zu sehen, oder die Fragen der anderen zu beantworten bzw. das Wissen der gesamten Gruppe zu erweitern und zu verbessern. 

Planung

“Gründliche Planung und Vorbereitung verhindern eine schlechte Ausführung und Leistung”

Grundsatz der Britischen Armee

Der Plan sollte auf der Vorbereitung aufbauen und mit ihr Hand in Hand gehen, denn oft stellen sich in der Vorbereitung Fragen, die in der Planung beantwortet werden oder Termine werden bei der Planung definiert, die wiederum in der Vorbereitung erledigt werden sollten. 

Im Geschäftsleben würde dieser Prozess dann als Projektmanagement bezeichnet und wir würden uns auf Gantt-Diagramme und kritische Pfade einstellen müssen. Wenn die Planung Ihres Abenteuers kompliziert wird, dann ist es gut investierte Zeit, um über dieses Thema zu lesen. 

Einige Aufgaben dauern länger als andere und einige können erst erledigt werden, nachdem vorherige Aufgaben erledigt sind. Sie werden z.B. das Boot erst kaufen, wenn das Geld auf Ihrem Konto ist. Ebenso könnte die Beantragung eines Visum eine Woche vor Ihrer Abreise problematisch sein. Arbeiten Sie von Ihrem geplanten Startdatum aus rückwärts. Wenn sie etwas früher machen können, dann erledigen sie es. Auch das ist eine großartige Motivation, wenn Sie Dinge “abhaken” können, Sie haben dann das Gefühl, dass “etwas passiert”, obwohl das Abreisedatum Monate oder vielleicht sogar Jahre in der Zukunft liegt. 

Planen Sie so gut Sie können, aber akzeptieren Sie, dass manche Dinge situativ geplant werden müssen. Auf unseren einwöchigen Rennradreisen planen wir die Routen bis ins letzte Detail, bevor wir losfahren. Jedoch planen wir bewusst keine Unterkünfte oder nehmen uns feste Zeiten vor, denn so können wir anhalten, wann wir wollen und die Reise genießen anstatt auf das Ziel fixiert zu sein.

Training

Wenn Sie bereits über alle Fähigkeiten und die Ausdauer verfügen, die Sie für Ihr Abenteuer benötigen, brauchen Sie kein Training. Aber falls Sie planen, an ihre Grenzen zu gehen, brauchen Sie einen Trainingsplan und die Motivation, sich daran zu halten.

Dein Trainingsplan ist ein wichtiges Element in deiner Gesamtplanung und wahrscheinlich der Punkt, der am Ende darüber entscheidet, wer seine Träume oder Ziele verwirklicht und wer nicht. Das Training ist oft schwierig und bietet keine unmittelbaren Belohnungen, daher wird es immer auf “morgen” verschoben; Dafür gibt es einen Namen – hyperbolische Diskontierung. (Link führt zu einer englischen Seite.)

Es spielt keine Rolle, ob wir über körperliches Training oder den Erwerb neuer oder verbesserter Fähigkeiten sprechen, es muss getan werden. Versuchen Sie, Ziele zu setzen, die messbar sind und Ihnen zeigen, wie Sie sich verbessert haben und Ihnen “frühe Erfolge” zeigen. z.B. Wenn Sie noch nie gezeltet haben, aber Ihr Abenteuer auf Camping basieren wird, dann kann die erste Übernachtung eine Möglichkeit sein, Ihre Fähigkeiten zu testen, ein Mittel zum Lernen und ein Motivationsschub.

Gehen!

Wenn Ihre Idee den Realitätscheck bestanden hat; Wenn Ihre Planung und Ihr Training effizient waren, sollte der Aufbruch zu Ihrem Abenteuer einfach und fast automatisch sein. Wenn der festgesetzte Tag kommt, sollte es einfacher sein, den ersten Schritt zu machen, als zu Hause zu bleiben. Tief durchatmen und los gehts!

Ich spreche mit so vielen Manager und Unternehmern, die meinen, dass jeder Tag nur eine Abfolge schwieriger und oft eintöniger Augaben ist. In ihren Träumen haben sie ein großartiges Produkt oder eine fantastische Dienstleistung. Sie beobachten, wie ihre Mitarbeiter diese Ideen umsetzen und an die Kunden weitergeben und diese zum Blühen bringen, während sie selbst ihren Erfolgs genießen. Doch in der Realität sieht ihr Leben so aus. 

Jeden Tag müssen sie ihre Steine schieben, damit es weitergeht. Wenn sie nicht aktiv sind, wird nichts getan. Sie träumen davon zu delegieren, doch ihre Hoffnungen werden enttäuscht, wenn andere nicht verstehen, was zu tun ist. Anstatt selbst aktiv zu werden, warten sie darauf, dass der Chef zumindest “jetzt schieben” sagt.  

Am Ende eines jeden langen, harten Tages fühlen sie sich müde und demoralisiert, weil sie genau wissen, dass es morgen noch mehr Steine zu schieben gibt. 

Doch das Geschäftsleben muss nicht so sein. Wenn sich die Leute jeden Tag ein wenig Zeit nehmen, um die Kanten ihrer Steine abzuschlagen – zu optimieren, zu dokumentieren und effektiv zu delegieren – dann werden diese Steine viel einfacher zu schieben sein. Da die Kanten etwas abgerundet werden, können die Steine sogar einen Meter rollen, bevor sie wieder anhalten. Das Erstaunliche daran ist, dass jeder Stein, der leichter zu schieben ist, ein wenig Zeit und Energie spart; Zeit und Energie, die sie aufwenden können, um an diesen Kanten zu meißeln. 

Mit Engagement und einem Plan können Sie dies Blöcke weiter bearbeiten, bis sie rund werden. Aufgaben können vereinfacht und dokumentiert, langweilige Tätigkeiten automatisiert und sich wiederholende Prozesse delegiert werden. Anstatt Ihr Leben damit zu verbringen, Steine zu schieben, können Sie an Ihrer Strategie arbeiten, während die Blöcke an Ihnen vorbeirollen.

Und wenn Sie ein bisschen Hilfe brauchen, melden sie sich unter neill@buruwang.org. Ich bin wirklich gut beim runden der Kanten.

Eine Freundin hat einen neuen Job und es ist eine Freude zuzuschauen, wie sehr sie ihre neue Position und das Online Training genießt, dass ihr die noch fehlenden Fähigkeiten vermittelt. Diese Woche hat sie einen Screenshot aus ihrem Kurs gepostet, in dem es heißt: “Unsere Mitarbeiter sind unser wichtigstes Kapital!” und kommentierte dies mit einem riesigen Smiley.

Es ist schön, dass die Firma so einen Slogan schreibt, toll dass meine Freundin dadurch so motiviert ist aber leider, meiner Meinung entsprechend, nicht zutreffend.

Zu Beginn benötigt ein Unternehmen ein wichtiges “Kapital”

KUNDEN

Ohne Kunden ist das Geschäft nur ein Hobby und seine Lebensdauer damit sehr begrenzt. Unternehmen existieren, um ihre Kunden zu bedienen. Viele von Ihnen haben dies vergessen, aber wenn wir die Kunden wegnehmen ist das Geschäft tot.

Zweitens braucht ein Unternehmen Liquidität, was nichts anderes bedeutet als

GELD 

Selbst ein Ein-Mann-Startup, dass im Gästezimmer seiner Mutter lebt, muss essen, seine Kunden erreichen und überleben. Er kann sich Geld leihen oder seinen Lebensunterhalt in seinem “richtigen Job” verdienen, aber wenn das Unternehmen erfolgreich sein soll, muss es Gewinne erwirtschaften.

Und schließlich, mit Kunden, die man bedienen kann und genug Geld, um sie sich leisten zu können, braucht ein Unternehmen

ANGESTELLTE

Mitarbeiter betreuen Kunden, damit sie zufrieden sind und somit das Einkommen des Unternehmens sichern. Die Mitarbeiter werden zum Herzstück des Unternehmens und diese Menschen sind es, die das Unternehmen vorantreiben.

Aber spätestens jetzt kann man bei Kunden, Geld und Mitarbeitern nicht mehr sagen, dass einer von ihnen “das wichtigste Gut” ist. Zusammen bilden sie die drei Beine, die einen dreieckigen Tisch tragen. Wenn ein Bein zu kurz ist, steht der Tisch schief und wenn ein Bein fehlt, bricht er zusammen. 

Für eine gute Führungskraft besteht nun die Herausforderung darin, von Moment zu Moment zu entscheiden, welcher seiner drei Faktoren aktuell der Wichtigste ist.

• Ein schwieriger Kunde, der seine Schulden nicht bezahlt?
• Ein Projekt, das Geld kostet?
• Ein Mitarbeiter, der das Arbeitsklima vergiftet?

Ich würde vorschlagen, dass alle drei Faktoren gleich wichtig sind. Jeder von ihnen muss sofort bearbeitet werden. Kunden, Geld und Mitarbeiter sind jeweils von entscheidender Bedeutung und alle Konflikte zwischen den drei erfordern eine situative, fakten-basierte Lösung.

Und wenn das Unternehmen gute, motivierte Mitarbeiter hat, kann der Vorgesetzte erwarten, dass die ersten beiden Probleme für ihn gelöst werden, das dritte – der Mitarbeiter – bleibt allerdings „Chefsache“.