Meine Rolle: ich war die treibende Person die das Papier entfernt hat
Projektziel:
Das Unternehmen “schwamm” im Papier. Alles wurde ausgedruckt, herumgeschoben, verloren, endlich wiedergefunden, irgendwann bearbeitet und in einem Ordner abgelegt, wo es hoffentlich wiedergefunden werden konnte, falls es jemals wieder benötigt wurde.
Es war unmöglich zu wissen, wieviel Dinge und Aktionen im Unternehmen passierten, da alles in Papierstapeln auf den Schreibtischen der Angestellten oder in ihren Aktenschränken vergraben war. Aufgaben konnten einfach so lange vergessen werden, bis es zu spät war und die Fristen abgelaufen waren. Es war unmöglich nachzuvollziehen, wer zu welchem Zeitpunkt was tat, ohne die einzelnen Personen zu befragen.
Papier musste zum Steuerberater transportiert, in sein System kopiert, ins Büro zurückgebracht, abgelegt und zehn Jahre lang in teuren Lagerräumen aufbewahrt werden, um dem lokalen Steuerrecht zu genügen. Wenn sich ein Dokument in einer Zweigstelle befand, war es in der Zentrale nicht verfügbar und wenn jemand es fürs Homeoffice benötigte, musste eine Kopie erstellt werden.
Dies war nicht der Weg, ein effizientes Unternehmen zu führen. Die Entscheidung hieß, alles digitalisieren und komplett auf Papier zu verzichten.
Lösung:
Schritt eins bestand darin, den Papier Eingang zu verringern, indem mit möglichst vielen Geschäftspartnern vereinbart wurde, Verträge, Rechnungen usw. nur noch digital auszutauschen. Einige Unternehmen, insbesondere Behörden konnten oder wollten nichts ändern, sodass alles, was in Papierform ankam, an der Rezeption gescannt und das Original in einer Schachtel aufbewahrt wurde. Im Unternehmen waren ausschließlich digitale Dokumente im Einsatz.
Wir haben dafür eine Software ausgewählt und implementiert, mit der wir Aufgaben hinzufügen, an Mitarbeiter delegieren und verfolgen konnten. Kam eine Rechnung, wurde diese an die Buchhaltung weitergeleitet. Wenn ein Kunde einen Brief schrieb, wurde dieser digitalisiert und eine Aufgabe für den Kundensupport erstellt. Wenn ein Kunde anrief, schrieb der Kundensupport während des Telefonats Notizen in das System und schloss die Aufgabe entweder am Ende des Anrufs ab oder delegierte sie an jemanden weiter, der das Problem beheben konnte. Es konnte hundert offene Aufgaben bzw. Aufträge geben, doch alles war digital und transparent.
Das neue System wurde Schritt für Schritt eingeführt, diejenigen die neugierig waren, versuchten es als erstes. Mitarbeiter, die weniger bereit waren, auf Papier zu verzichten, wurden angeleitet und mit viel gutem Zureden umerzogen. Der größte Aufwand dieses Projektes war, die Menschen umzugewöhnen und ihnen die Vorteile näherzubringen.
Gemeinsam mit dem Steuerberater stellten wir auf eine neue Software um und teilten den Finanzbehörden mit, dass wir nur noch mit digitalisierten Dokumenten arbeiten, die wir zehn Jahre lang archivieren würden.
Von nun an war es möglich überall zu arbeiten, das Homeoffice funktionierte reibungslos, der Datenfluss perfekt. Die Führungskräfte hatten einen Echtzeit Überblick über die Arbeitsbelastung und über “steckengebliebene Aufgaben”. Wenn ein Kunde oder Vertragspartner anrief, hatte jeder sofort alle Informationen zu seinem “Ticket” auf seinem Monitor.
Wir freuten uns auch, dass es keine Schränke oder Schubladen mehr gab, die nach verschimmelten Papier rochen und in denen sich vielleicht doch noch eine “Leiche” verbarg.