„Und was hast du den ganzen Tag gemacht?“ Die Frage wurde von einem Manager an einen Designer gestellt und der Designer gab zu, dass sie ihn ärgerte. Aber er konnte die Frage nicht ehrlich beantworten. Er wusste, dass die Konzeptzeichnungen etwa eine Woche Arbeit in Anspruch nehmen sollten, aber er wusste auch, dass es zwei Wochen dauern würde, bis sie fertig waren. Aber wohin war die andere Woche verschwunden?
Die Menschen haben ein Gefühl dafür, wohin die „verlorene“ Arbeitszeit geht, aber meist keine handfesten Fakten. Sie wissen, dass Besprechungen zeitaufwendig sind, aber sie unterschätzen die Zeit, die durch das Lesen unnötiger E-Mails verloren geht. Sie wissen, dass die Beantwortung von Fragen ihrer Kolleginnen und Kollegen zeitlich aufwendig ist, berücksichtigen aber nicht die Zeit, die sie benötigen, um ihr System hochzufahren, es auf dem neuesten Stand zu halten oder ihre IT-Umgebung aufzuräumen.
Wie mit dem Geld kannst du auch mit deiner Zeit nicht umgehen, wenn du nicht weißt, wofür du sie ausgibst. Um sich zu organisieren, ist es wichtig, den Überblick zu behalten, wofür du deine Zeit verwendest, aber das ist etwas, was viele nicht tun wollen. Meistens beklagen sie sich, dass sie zu viel zu tun haben, ohne auch noch einen Stundenzettel zu führen.
Seit einem Jahr führe ich über jede Arbeitsminute Buch. Zu Beginn jeder Aufgabe starte ich einen Timer. Am Ende der Aufgabe starte ich einen Timer für die nächste Aufgabe und füge Details zur vorherigen Aufgabe hinzu. Kategorie, Kunde und Details sind schnell hinzugefügt und gespeichert.
Es wurde schnell klar, wie viel Zeit ich mit der Bearbeitung von E-Mails verbrachte, die mich nicht betrafen. Ich bat die Absender, mich aus den E-Mails herauszunehmen und sparte damit nicht nur Zeit, sondern vermied auch langweiliges Lesen.
Wenn eine Regierungsbehörde Probleme mit ihrer Infrastruktur hatte, konnte ich jedem Kunden erklären, wie viele in Rechnung gestellte Minuten eine direkte Folge davon waren.
Wenn ich gefragt werde, wie viele Projekte ich im Durchschnitt pro Monat bearbeiten kann, habe ich eine Zahl, die auf einem Jahr konkreter Daten basiert und alle „Kollateralschäden“ des Arbeitslebens einschließt.
Und das alles nur, indem ich am Ende jeder Aufgabe ein paar Mausklicks hinzufüge. Die Zeiterfassung ist weder zeitaufwändig noch lästig, ermöglicht es aber, faktenbasierte Entscheidungen zu treffen.