Meine Rolle: Ich habe den Geschäftsinhaber gecoacht.
Situation:
Der Inhaber eines kleinen Unternehmens verfügte über soziale Kompetenz und war hoch motiviert. Es fiel ihm leicht, neue Kunden zu gewinnen und seine Bewertungen waren extrem gut. Von außen betrachtet, erschien seine Firma traumhaft zu laufen, doch aufgrund mangelnder Organisation kam der gesamte Ablauf ins stocken. Wie so viele andere Unternehmer genoss er die “richtige Arbeit” und hasst die Buchhaltung, das Berichtswesen und die Dokumentation, die für einen anhaltenden stressfreien Erfolg so wichtig sind. Statt “an” der Organisation und Optimierung von Prozessen zu arbeiten, verbrachte er seine ganze Zeit “im” Unternehmen. Er trat nie einen Schritt zurück, um zu sehen, “was passierte” und darüber nachzudenken, ob es Sinn machte.
Alle internen Geschäftsprozesse waren “schwierig” und wurden so lange wie möglich ignoriert und vor sich hergeschoben. Rechnungen wurden unregelmäßig bezahlt, die Kundenrechnungen verspätet abgerechnet, es fehlte der gesamte Überblick über die Projekte. Reporting / Berichterstattung war immer eine riesige Aufgabe und alles, was mit Buchführung und Buchhaltung zu tun hatte, wurde aufgeschoben, bis der Steuerberater oder Behörden Druck ausübten.
Unnötig ist zu erwähnen, dass der Besitzer von all den unerledigten Aufgaben stets gestresst war und seine Freizeit nicht wirklich genießen konnte, da er wusste, dass er sich wirklich “organisieren” sollte.
Lösung:
Das Coaching war langfristig angelegt und dauerte über ein Jahr. Wir begannen damit, zu dokumentieren, welche internen Prozesse das Problem waren, wie sie abliefen und wie sie ablaufen sollten. Am wichtigsten ist und war, dass wir festgestellt haben, dass alles vereinfacht werden sollte, damit es sofort erledigt werden kann und es sich nicht zu einem großen Stapel anhäuft.
z.B. haben wir den Kunden Abrechnungsprozess vollständig automatisiert, so dass das Schreiben einer Rechnung nur noch das Ausfüllen eines Formulars und das Drücken auf “OK” erforderte. Die Rechnung wurde erstellt, eine Kopie für den Kunden gedruckt, eine digitale Kopie für steuerliche Zwecke erstellt und alle relevanten Daten im EDV System und anschließend in der externen Sicherung gespeichert. Die Berichterstattung zum Monatsende wurde nur zu einem “Mausklick”. Das System enthielt bereits alle Daten, so dass am ersten Tag des Folgemonats der Bericht vollständig automatisiert erfasst, formatiert und versendet wurde.
Eingehende Rechnungen wurden nicht mehr in einem überfüllten Eingangskorb aufbewahrt, der irgendwann bearbeitet werden sollte. Jetzt wurden sie nach Erhalt entweder per E-Mail oder mit einer Scanner App auf dem Handy sofort in die Buchhaltungssoftware hochgeladen.
Der Inhaber wurde so von vielen dieser und anderen administrativen Aufgaben entlastet und konnte sich so auf das konzentrieren, was ihm am meisten Spaß machte – seine Kunden und sein Kerngeschäft.
In seiner Referenz schrieb er: “Ich habe so viel Zeit gewonnen, dass ich jetzt ein zweites Geschäft gegründet habe, das parallel und genauso effektiv läuft”. Was er nicht geschrieben hat, ist, dass er jetzt die Zeit gefunden hat, sein langfristiges Ziel, Segeln zu lernen, erreicht hat. Er besitzt mittlerweile sein eigenes Boot.
Dies ist ein fantastisches Beispiel dafür, wie ein Manager durch gezieltes Coaching sein wahres Potenzial ausschöpfen kann.