Rolle: Ich half dem Geschäftsinhaber bei der Einführung eines Buchhaltungssystems.
Projektziel
Ein Geschäftsinhaber verbrachte zu viel wertvolle Zeit mit der Buchhaltung. Das Geschäft lief hauptsächlich über Bargeld, also musste ein Kassenbuch geführt werden, das ständig auf dem neuesten Stand war, alle drei Monate musste die Mehrwertsteuer berechnet und an das Finanzamt geschickt werden und am Ende des Jahres mussten alle Rechnungen dem Steuerberater vorliegen.
Die Zeit, die eigentlich für die Kundenbetreuung genutzt werden sollte, wurde für die Buchhaltung aufgewendet, und – ehrlich gesagt – die Buchhaltung war nichts, was dem Unternehmer Spaß machte.
Jedes Jahr wurden dem Unternehmen die Kosten für das Aussortieren aller (Papier-)Rechnungen und deren Eingabe in das System des Steuerberaters in Rechnung gestellt. Die Buchhaltung kostete nicht nur Zeit, sie kostete auch Geld. Wir brauchten ein System, das Zeit und Geld spart und Spaß macht.
Die Lösung
Zunächst haben wir alles digitalisiert. Alle Lieferanten wurden gebeten, ihre Rechnungen nur noch als PDF-Dateien zu schicken. Papierrechnungen wurden bei ihrem Eintreffen eingescannt und die Originale in einen Ordner geworfen, um sie zu vergessen.
Wir kauften eine Lizenz für Lexoffice, luden alle Rechnungen in das System hoch und verbanden die Software mit den Bankkonten des Unternehmens. Jede Rechnung wurde mit dem entsprechenden Bankeintrag verknüpft. All das war für den Inhaber neu, aber ich half ihm bei der Einrichtung, schulte ihn und war für ihn da, wenn er Probleme hatte. In weniger als einem Monat funktionierte alles.
Lexoffice enthielt ein Kassenbuch, das sofort digitalisiert wurde und für jede Stichprobenprüfung durch das Finanzamt bereit war. Das Programm erstellte auch die Zahlen für die vierteljährliche Umsatzsteuererklärung.
Wir sprachen mit dem Steuerberater darüber, welche Rechnungen auf welches Konto gebucht werden sollten, damit er am Ende des Jahres alle Daten in einem Formular hatte, das er ohne zusätzlichen Aufwand (und Kosten) verwenden konnte.
Kundenrechnungen konnten direkt aus Lexoffice geschrieben werden und erschienen automatisch in der Liste der offenen Posten, bis sie bezahlt wurden. Es war jederzeit ersichtlich, welche Kunden noch offene Positionen hatten.
Der Zeitaufwand für die Buchhaltung reduzierte sich nun auf ein paar Minuten am Tag, alles war immer auf dem neuesten Stand und zur Belohnung zeigte das Programm bei jedem Öffnen eine Übersicht über Einnahmen, Ausgaben und Gewinn an.